Un aspecto cfe recibos importante de ser propietario de un negocio es llevar un registro de todos los recibos del negocio.
1 carpetita colgante roja y la correspondiente carpeta de manila etiquetada "Facturas impagas".
doce carpetas amarillas de archivo colgante, una para cada mes, etiquetadas en consecuencia
12 carpetitas de manila, una para cada carpeta de archivos colgantes con su correspondiente etiqueta
doce sobres de tamaño legal, uno para cada archivo, para recibos pequeños
El Sistema
Facturas impagadas - Archiva todas las facturas impagadas en la carpeta "Facturas impagadas" tan pronto como lleguen. Programe una vez o bien dos veces al mes para comprobar este archivo y escribir los cheques precisos. Escriba el número de talón y la data de pago en la factura y archívela en el archivo de recibos de los meses pertinentes.
Recibos de negocios - A medida que acumula múltiples recibos de negocios, debe archivarlos en el fichero de recibos del mes correspondiente. Ponga los recibos sueltos más pequeños en el sobre. Entregue este fichero a la persona encargada de la contabilidad al final de cada mes o ingrese los recibos en su programa de seguimiento electrónico como Quickbooks.
Declaraciones del distribuidor - Un proveedor es alguien a quien le adquiere artículos de forma regular. En el momento en que los estados de cuenta de los distribuidores son pagados, han de ser archivados en el fichero de recibos de los meses correspondientes. Si precisa guardar copias de sus estados de cuenta en su archivo de vendedor, por favor fotocopie el estado de cuenta cuando llegue y archive el original en el archivo de recibos del mes correspondiente, sosteniendo la copia en el archivo de vendedor. El archivo de recibos ha de ser entregado a un encargado de libros o ingresado en un programa electrónico.
Recibos de productos de clientes - Ciertos ejecutivos adquieren materiales para un usuario específico y precisan guardar el recibo para propósitos de garantía. Para ello, fotocopie el recibo y archive el original en el fichero de recibos del mes correspondiente. Guarde la copia en el archivo del cliente. Si un usuario precisa alguna vez el recibo original, puede sacarlo de su fichero de impuestos usando la fecha del recibo fotocopiado.
Recibos de gastos para el reembolso
Herramientas necesarias:
3 ficheros para colgar, etiquetados como Enter, Pending y Reimbursed
tres carpetas de manila, una para cada archivo colgante con su pertinente etiqueta
3 sobres de tamaño legal, uno para cada fichero, para recibos pequeños
Los ejecutivos frecuentemente necesitan llevar un registro de sus recibos para que se les pueda reembolsar el dinero que gastaron. La próxima vez que tenga un recibo por el que necesite que le reembolsen de manera inmediata, archívelo en el archivo "Enter". Después de haber fotocopiado y presentado el recibo de reembolso, guarde la copia en el archivo "Pendiente". Una vez que compruebes que has sido reembolsado, escribe el número de talón y la fecha de recepción del pago en el recibo y muévelo al archivo "Reembolsado".
Purga de los recibos
Al final de cada año sus ficheros de recibos mensuales han de ser purgados y la información ha de ser archivada con sus impuestos. Para guardar esta información, simplemente saque la carpeta manila de cada carpetita de archivo colgante y colóquela en una caja del archivo. Etiquete la caja con el año fiscal correcto. Esta caja debe ser almacenada por siete años. Haga nuevas carpetas manila para cada uno de ellos de sus archivos de recibos imprime tu recibo de luz mensuales colgados y la carpeta de recibos rembolsados. Ya está listo para los recibos entrantes del próximo año.
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